Zawartość raportu z utrzymania zieleni: proponowany szablon
Szablon jest propozycją do dopasowania do obiektu, a nie zobowiązaniem ani wymogiem przepisów. Pierwsze trzy pozycje przydają się w każdym raporcie, pozostałe warto dodać, gdy wymaga tego teren lub umowa.
- Zawsze
Dane identyfikujące
Nazwa i adres obiektu, data i godziny wizyty, osoby wykonujące prace, numer umowy lub zlecenia.
KiedyW każdym raporcie
- Zawsze
Wykonany zakres
Lista prac z podziałem na części terenu: trawniki, skarpy, żywopłoty, rabaty i powierzchnie utwardzone.
KiedyW każdym raporcie
- Zawsze
Miejsca pominięte
Informacja, czego nie wykonano i dlaczego, na przykład z powodu pogody, przeszkody lub ograniczenia wjazdu.
KiedyW każdym raporcie
- Zależy od zakresu
Odpady zielone
Rodzaj odpadów oraz sposób zagospodarowania pokosu i gałęzi, zgodny z umową.
KiedyGdy powstają
- Zależy od zakresu
Uwagi o terenie
Zauważone uszkodzenia, nadmierne zachwaszczenie, zastoiny wody lub uschnięte rośliny.
KiedyGdy wykonawca coś zauważy
- Zależy od zakresu
Zdjęcia
Ujęcia miejsc problemowych lub ważnych dla odbioru, opisane datą i lokalizacją na terenie.
KiedyGdy przewiduje je umowa
- Zależy od zakresu
Odstępstwa
Odesłanie do protokołu odstępstw, jeśli zmienił się zakres lub termin albo pojawiły się prace dodatkowe.
KiedyGdy wystąpiły
- Zależy od zakresu
Potwierdzenie odbioru
Podpis lub akceptacja osoby wskazanej przez Państwa, w formie opisanej w umowie.
KiedyZgodnie z umową
To Państwo decydują, czy zdjęcia i podpisy są potrzebne. Decyzję warto zapisać już w zapytaniu, żeby znalazła się w ofercie.
Rola raportu przy odbiorze i rozliczeniu
Raport jest zapisem tego, co działo się na obiekcie, i punktem wyjścia do odbioru. Można z niego sprawdzić bez wyjazdu na miejsce, czy skarpy zostały skoszone, czy żywopłot przycięto do ustalonej wysokości i co stało się z pokosem. Przy kilku obiektach jeden układ raportu ułatwia też porównywanie wykonawców.
Raport nie zastępuje pozostałych dokumentów współpracy. Obok niego działają harmonogram wizyt i protokół odstępstw, które opisujemy na stronie utrzymania terenów zielonych. Treść samego zapytania omawia artykuł o zapytaniu ofertowym na utrzymanie zieleni.
Zapisy w raporcie: zbyt ogólne i możliwe do sprawdzenia
Przykłady nie pochodzą z żadnego obiektu. Pokazują jedynie, czym różni się zapis, który można zweryfikować, od takiego, który niczego nie dokumentuje.
| Element | Zapis zbyt ogólny | Zapis możliwy do sprawdzenia |
|---|---|---|
| Wykonany zakres | Skoszono teren. | Skoszono trawniki od strony wjazdu i pas przy ogrodzeniu, podkaszono krawędzie przy budynku. |
| Miejsce pominięte | Części terenu nie wykonano. | Pasa przy rampie nie skoszono, bo stały na nim naczepy. Nowy termin uzgodniono z osobą kontaktową. |
| Odpady zielone | Odpady zabrano. | Pokos i gałęzie zebrano i zagospodarowano w sposób opisany w umowie. |
| Uwagi o terenie | Teren w porządku. | Przy południowej granicy po opadach stoi woda, a krzew przy wejściu usechł. Zdjęcia w załączniku. |
Ustalenia wokół raportu do wpisania w umowie
Termin przekazania
Umowa wskazuje, w jakim czasie po wizycie raport ma dotrzeć, na jaki adres i do kogo.
Wzór raportu
Najlepiej dołączyć go do umowy. Wykonawca potwierdza, że może go stosować, albo proponuje własny układ.
Czas na uwagi
Zapisuje się termin zgłaszania zastrzeżeń do raportu i sposób ich rozpatrywania.
Przechowywanie
Warto ustalić, jak długo raporty pozostają dostępne i kto może do nich sięgać, zwłaszcza gdy są podstawą rozliczeń.
Prace dodatkowe
Wymagają Państwa zgody, a raport pokazuje je oddzielnie od zakresu podstawowego.
Forma i częstotliwość raportu: cztery rozwiązania
Wybór należy do Państwa, bo wynika z procedur obiektu.
| Forma | Zaleta | Na co uważać |
|---|---|---|
| Krótki raport e-mailem po wizycie | Informacja dociera szybko i łatwo ją odnaleźć | Bez wzoru układ może się zmieniać z wizyty na wizytę |
| Zestawienie okresowe, na przykład miesięczne, z wykazem wizyt | Wygodnie je porównać z fakturą | Informacja o problemie dociera z opóźnieniem |
| Raport ze zdjęciami | Dobrze dokumentuje stan skarp i miejsc trudnych | Trzeba ustalić, które miejsca fotografować |
| Wpis w dzienniku obiektu | Korzysta z procedur, które już działają na obiekcie | Wykonawca potrzebuje dostępu do dziennika |
Droga raportu od zapytania do pierwszych wizyt
Raportowanie w ofercie TerriCore
Raport z wykonania jest częścią naszej oferty utrzymania zieleni dla firm, zarządców i wspólnot, a jego formę i częstotliwość ustalamy w ofercie dla konkretnego obiektu. Opisany wyżej szablon traktujemy jako punkt wyjścia do rozmowy i nie zobowiązujemy się tu, że każdy raport będzie zawierał wszystkie jego pozycje. Opis obiektu można przygotować w kreatorze zapytania albo przesłać od razu przez stronę kontakt.
Pytania o zdjęcia, odbiór i częstotliwość raportu
Czy raport musi mieć zdjęcia?
Nie musi, chyba że tak ustalono w umowie. Zdjęcia najbardziej przydają się przy skarpach i miejscach trudnych, gdzie spór o wykonanie jest bardziej prawdopodobny.
Czy raport zastępuje protokół odbioru?
Może go zastąpić, jeśli umowa tak stanowi. Raport opisuje wykonanie, a odbiór jest potwierdzeniem po Państwa stronie, więc oba elementy można połączyć w jednym dokumencie. Kodeks cywilny stanowi, że zamawiający obowiązany jest odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem (art. 643). Formę odbioru warto opisać w umowie z góry.
Co zrobić, gdy raport nie zgadza się ze stanem terenu?
Uwagi najlepiej zgłosić w terminie z umowy, z datą i opisem miejsca, a jeśli to możliwe także ze zdjęciem. Wykonawca odnosi się do zgłoszenia i poprawia prace, jeśli zastrzeżenie się potwierdzi.
Czy raport musi powstawać po każdej wizycie?
Częstotliwość wynika z umowy, więc raport może powstawać po każdej wizycie albo zbiorczo za dany okres. Raport po wizycie szybciej sygnalizuje problem, a zestawienie okresowe łatwiej porównać z fakturą.
Źródła
- Sejm RP, ELI: Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (art. 643) (sprawdzono 9 listopada 2026)
