Stała obsługa zieleni przy obiekcie firmowym
Zarządcy lub facility managerowi pojedyncze koszenie nie rozwiązuje problemu. Potrzebuje on informacji, kiedy ekipa będzie na obiekcie, kto za nią odpowiada i co zostało zrobione. Dlatego obsługę opieramy na planie sezonu, jednej osobie do kontaktu i dokumentach, które można dołączyć do rozliczenia.
Wykonawstwo realizujemy z ekipą lub zweryfikowanymi partnerami, o czym informujemy przy ofercie. Przy tym samym terenie możemy też zająć się utwardzeniem dojazdu lub placu albo ogrodzeniem obiektu, a każdą z tych prac wyceniamy osobno.
Hala, kilka adresów, zaniedbany teren: jak planujemy obsługę
JeśliZarządzają Państwo halą, magazynem lub zakładem z terenem wokół budynku.
RobimyUkładamy harmonogram koszenia, podkaszania i porządków sezonowych z uwzględnieniem ruchu pojazdów i zasad BHP.
RozstrzygaZasady wejścia i godziny pracy ustalają Państwo.
JeśliMają Państwo kilka obiektów lub adresów.
RobimyProponujemy wspólny harmonogram i raport zbiorczy, o ile lokalizacje mieszczą się w jednej trasie. Przy rozproszonych adresach sprawdzamy z Państwem, które z nich da się objąć jednym harmonogramem.
RozstrzygaZakres umowy uzgadniamy z Państwem po wizji.
JeśliTeren jest zaniedbany po zmianie wykonawcy.
RobimyNajpierw dokumentujemy stan wyjściowy zdjęciami, a potem proponujemy porządki jednorazowe i stały harmonogram.
RozstrzygaO tym, czy zaczynać od porządków, decydują Państwo na podstawie oferty.
JeśliPrzy tym samym obiekcie trzeba poprawić plac, dojazd albo ogrodzenie.
RobimyWyceniamy te prace osobno, a ich kolejność ustalamy tak, żeby ekipy sobie nie przeszkadzały.
Koszenie terenów przemysłowych: co zmienia organizację prac
Koszenie terenów przemysłowych różni się od pielęgnacji trawnika przede wszystkim organizacją pracy. Na terenie czynnego zakładu trzeba uwzględnić ruch pojazdów, dostawy, strefy zakazu wejścia oraz przeszkody, takie jak słupki, oświetlenie czy studzienki.
Długie pasy przy ogrodzeniach, skarpy i rowy oglądamy podczas wizji, a sposób pracy na pochyłościach ustalamy z uwzględnieniem bezpieczeństwa pracy. Liczbę koszeń w sezonie zapisujemy w ofercie, na podstawie wymagań obiektu. Możemy w niej zaproponować osobny harmonogram dla części reprezentacyjnej i dla pasów technicznych, a o takim podziale decydują Państwo.
Od zapytania do pierwszego raportu
Od wizji na obiekcie każdy etap kończy się zapisem, więc kolejny nie opiera się na ustnych ustaleniach.
Zapytanie
Opisują Państwo obiekt: typ, adres, przybliżoną powierzchnię zieleni i oczekiwaną częstotliwość.
PaństwoMogą Państwo napisać lub zadzwonić, najlepiej mając pod ręką plan terenu lub kilka zdjęć.
MySprawdzamy, czy obiekt mieści się w naszym obszarze i zakresie, oraz dopytujemy o brakujące dane.
Po tym krokuWiedzą Państwo, czy możemy przygotować ofertę.
Wizja na obiekcie
Oglądamy teren razem z osobą wskazaną przez Państwa.
PaństwoZapewniają Państwo wejście i pokazują miejsca wrażliwe: instalacje, miejsca parkingowe, strefy ruchu.
MyWeryfikujemy powierzchnię, notujemy skarpy, przeszkody i warunki dojazdu maszyn.
Po tym krokuZakres opiera się na oględzinach terenu.
Na piśmieNotatka z wizji i zdjęcia terenu.
Oferta i harmonogram
Przedstawiamy zakres, częstotliwość i proponowany plan wizyt.
PaństwoCzytają Państwo ofertę, zadają pytania i wybierają wariant.
MyOddzielamy to, co w cenie, od dopłat i wyłączeń.
Po tym krokuDokument pokazuje, za co płacą Państwo w sezonie.
Na piśmieOferta z założeniami i wyłączeniami oraz propozycja harmonogramu.
Umowa
Spisujemy zasady obsługi, w tym raportowanie i zgłaszanie uwag.
PaństwoAkceptują Państwo ofertę i wskazują osobę decyzyjną oraz osobę kontaktową.
MyWyznaczamy koordynatora, do którego kierują Państwo zgłoszenia.
Po tym krokuWiadomo, kto odpowiada za obiekt i jak się z nim kontaktować.
Na piśmieUmowa z zasadami harmonogramu i raportowania.
Wizyty i raport
Ekipa wykonuje prace według harmonogramu, a odstępstwa zapisujemy z podaniem przyczyny.
PaństwoOdbierają Państwo raport i zgłaszają uwagi.
MyPrzekazujemy raport z wykonania w formie i zakresie ustalonych w ofercie.
Po tym krokuMają Państwo podstawę do odbioru i rozliczenia.
Na piśmieRaport z wykonania, a przy odstępstwach protokół z przyczyną.
Jeśli któryś krok nie pasuje do procedur zakupowych Państwa firmy, prosimy o informację, a sprawdzimy, jak dopasować zapis.
Co Państwo otrzymują
Elementy dobrego raportu omawia poradnik Raport z utrzymania zieleni.
- Zawsze
Harmonogram wizyt
Pokazuje plan sezonu z podziałem na rodzaje prac i obszary obiektu oraz zasady zmiany terminu.
KiedyZ ofertą, uzgodniony przy umowie.
- Zawsze
Raport z wykonania
Opisuje wykonane prace i służy do odbioru oraz rozliczenia. To, czy dołączamy zdjęcia, ustalamy w ofercie.
KiedyZgodnie z ofertą.
- Zależy od zakresu
Protokół odstępstw
Zapisuje, co nie zostało wykonane i dlaczego, wraz z uzgodnionym terminem nadrobienia.
KiedyGdy wizyta odbiega od harmonogramu.
Zakres prac i granice oferty
W zakresie
- Koszenie trawników i podkaszanie przy obrzeżach, ogrodzeniach i budynkach
- Formowanie żywopłotów i krzewów w zakresie ustalonym w ofercie
- Utrzymanie rabat i nasadzeń: odchwaszczanie, porządkowanie
- Porządki sezonowe wiosną i jesienią, w tym grabienie liści
- Zebranie i zagospodarowanie biomasy w sposób opisany w ofercie
Dopłata lub zależy od zakresu
- Arborystyka i wycinki drzew jako osobna pozycja po ustaleniu zakresu
- Prace na skarpach, w rowach i w miejscach trudno dostępnych
- Wywóz większych ilości biomasy lub odpadów zielonych
- Dodatkowe wizyty poza harmonogramem
- Uzupełnienie nasadzeń, wymiana ziemi, dosiewka trawnika
Poza zakresem
- Stosowanie środków ochrony roślin
- Prace w pasie ruchu drogowego
- Zimowe utrzymanie terenu (nie na początku działalności)
Od czego zależy cena utrzymania zieleni
Oferta powstaje po wizji. Przed nią wskazujemy czynniki, które zmieniają nakład pracy, bo dwa podobne obiekty potrafią wymagać zupełnie różnej obsługi.
Powierzchnia
Wpływa na czas pracy ekipy podczas jednej wizyty.
Pytamy oPlan terenu albo przybliżoną powierzchnię trawników, rabat i żywopłotów.
Częstotliwość
Liczba wizyt w sezonie i rodzaj prac przy każdej z nich decydują o sposobie rozliczenia.
Pytamy oLiczbę wizyt i okres obsługi.
Skarpy i teren trudny
Zmieniają organizację prac i warunki bezpieczeństwa, dlatego ujmujemy je w ofercie jako osobną pozycję.
Pytamy oPołożenie skarp, rowów i brzegów zbiorników.
Przeszkody
Słupki, oświetlenie, zaparkowane auta i infrastruktura wydłużają pracę i zwiększają ryzyko uszkodzeń.
Pytamy oPrzeszkody na trawnikach i osobę, która może przestawić pojazdy.
Odpady
Ilość biomasy i miejsce składowania wpływają na koszt zagospodarowania.
Pytamy oMiejsce na biomasę i zasady obowiązujące na obiekcie.
Dostęp i BHP
Przepustki, godziny i ruch pojazdów na terenie zakładu zmieniają organizację wizyt.
Pytamy oZasady wejścia i wymagania BHP.
Kwotę podaje oferta przygotowana po wizji, bo stawka bez obejrzenia terenu byłaby zgadywaniem.
Co przygotować do zapytania ofertowego
Jeśli porównują Państwo kilku wykonawców, wzór pełnego opisu zawiera poradnik Zapytanie ofertowe na utrzymanie zieleni.
Obiekt
Typ obiektu i liczba lokalizacji, z miejscowościami
Jeśli tego brakujeMogą Państwo przesłać to, co jest już znane, a resztę zbierzemy podczas wizji.
Powierzchnia zieleni albo plan terenu
Skąd to wziąćWystarczy zrzut mapy z zaznaczonym terenem.
Jeśli tego brakujePowierzchnię zweryfikujemy na miejscu.
Obsługa
Oczekiwana częstotliwość i okres umowy
Zasady wejścia: przepustki, godziny, BHP
Osoba decyzyjna oraz osoba do kontaktu na obiekcie
Uwagi do dotychczasowej obsługi
Jeśli tego brakujeTen punkt można pominąć. Przyda się, jeśli chcą Państwo coś uwzględnić w nowej umowie.
Gdy plan wizyt się zmienia
Pogoda uniemożliwia pracę
RobimyZapisujemy odstępstwo z przyczyną i uzgadniamy termin nadrobienia.
RozstrzygaTermin uzgadniamy z Państwa osobą kontaktową.
Dostęp do obiektu jest zamknięty albo teren zastawiony
RobimyOpisujemy to w protokole odstępstw i ustalamy nowy termin.
RozstrzygaDostęp zapewniają Państwo, a nowy termin uzgadniamy wspólnie.
Zakres rośnie, na przykład przybywa terenu albo pojawiają się skarpy
RobimyInformujemy o tym przed wykonaniem prac i przedstawiamy zmianę zakresu do akceptacji.
RozstrzygaZmianę akceptują Państwo.
Gdzie obsługujemy obiekty
Bazą TerriCore jest Nysa. Obiekty w opolskim i dolnośląskim obsługujemy w pierwszej kolejności, a wizję umawiamy po wstępnych ustaleniach. W lubuskim i śląskim zaczynamy od konsultacji zdalnej, a regularną obsługę podejmujemy, gdy uzasadniają to trasa, grupa obiektów i warunki zlecenia.
Główną ofertę kierujemy do firm i zarządców. Pojedyncze ogrody prywatne oceniamy po zapytaniu, bez obietnicy przyjęcia zlecenia. Właścicielom działek oferujemy też roboty ziemne i ogrodzenia.
Pytania zarządców i facility managerów
Skąd będziemy wiedzieć, że prace zostały wykonane?
Raport z wykonania opisuje, co zrobiono na obiekcie, a odstępstwa od harmonogramu, na przykład z powodu pogody, trafiają do protokołu odstępstw. Oba dokumenty mogą Państwo wykorzystać przy odbiorze.
Umowa sezonowa czy roczna na utrzymanie zieleni?
Sezonowa obejmuje okres wegetacji, a roczna także prace poza nim, dlatego wybór zależy od zadań na obiekcie. Różnice opisuje poradnik Umowa sezonowa czy roczna.
Jak wygląda praca na czynnym obiekcie?
Przed startem ustalamy, gdzie stawiamy sprzęt, którędy wjeżdżamy i kto jest osobą kontaktową po Państwa stronie. Zasady wejścia i godziny prac trafiają do oferty.
Czy zakres można zmienić w trakcie sezonu?
Tak, jeśli zmienia się teren albo potrzeby obiektu. Zmianę zakresu i jej wpływ na wycenę ustalamy na piśmie, zanim ją wprowadzimy.
Czy wycena jest możliwa bez wizji?
Na podstawie opisu i zdjęć możemy wskazać czynniki ceny. Ofertę z konkretnym zakresem przygotowujemy po wizji, bo skarpy, przeszkody i dostęp widać dopiero na miejscu.
Kto zajmuje się odpadami zielonymi?
Oferta określa, kto zbiera i zagospodarowuje biomasę, oraz zakres naszej odpowiedzialności. Obowiązki prawne zależą od rodzaju odpadu i miejsca przekazania, więc szczegóły mogą Państwo sprawdzić w wydziale ochrony środowiska urzędu gminy lub u podmiotu przyjmującego odpady.
Czy w zakres wchodzą drzewa i opryski?
Prace przy drzewach wyceniamy jako osobną pozycję, a sprawdzenie zakresu i dostępności wykonawcy opisuje strona o pracach przy drzewach. Wykonawcę wskazujemy przy ofercie. Stosowanie środków ochrony roślin nie wchodzi w zakres oferty.
Co z zastępstwem koordynatora na czas urlopów?
Gotowego rozwiązania dziś nie deklarujemy. Zasady zastępstwa podajemy w ofercie dla konkretnego obiektu, po ustaleniu trasy.
