Jeden opis terenu dla wszystkich wykonawców
Oferta przygotowana bez opisu terenu jest szacunkiem, bo każdy wykonawca uzupełnia brakujące dane po swojemu. Jeden przyjmie koszenie skarp w cenie, drugi doliczy je osobno, a trzeci zauważy je dopiero na miejscu. Wspólny opis usuwa te różnice, zanim powstaną, i skraca późniejszą korespondencję.
Koszenie terenów przemysłowych różni się od pielęgnacji zwykłej działki przede wszystkim organizacją pracy. Na terenie zakładu jeżdżą ciężarówki i wózki, część stref bywa zamknięta, a do wjazdu może być potrzebna przepustka, dlatego te warunki należą do zapytania na równi z powierzchnią. Wiążącą ofertę poprzedza wizja terenu, podczas której przy dobrym opisie zostają do ustalenia już tylko szczegóły. Zakres, który sami oferujemy, przedstawia strona utrzymania terenów zielonych.
Wzór zapytania ofertowego na utrzymanie zieleni: dane do podania
Poniższą listę można przenieść do zapytania. Danych, których Państwo jeszcze nie mają, nie trzeba zgadywać: wystarczy dopisek „do ustalenia na wizji”.
- Adres obiektu, osoba kontaktowa i sposób uzyskania wjazdu lub kluczy
- Powierzchnia trawników, rabat, żywopłotów i nawierzchni do zamiatania, podana osobno dla każdego rodzaju
- Okres umowy oraz liczba wizyt lub koszeń w tym okresie
- Skarpy, rowy, zbiorniki i inne miejsca trudno dostępne, najlepiej zaznaczone na planie
- Miejsce postoju sprzętu, dopuszczalne godziny pracy oraz ruch pojazdów i dostaw na terenie
- Wymagania BHP obiektu: szkolenia wstępne, przepustki i strefy zakazu wejścia
- Sposób postępowania z pokosem i gałęziami: wywóz, kompostowanie na terenie obiektu albo inne przyjęte tam rozwiązanie
- Oczekiwana zawartość raportu z wykonania, najlepiej w postaci załączonego wzoru
- Kryteria oceny ofert i termin ich składania
Informacje, które zmieniają wycenę zieleni
Powierzchnia i częstotliwość
Cena rośnie wraz z powierzchnią, ale też z liczbą wizyt w sezonie. Słowo „regularnie” każdy wykonawca rozumie inaczej, dlatego lepiej podać oczekiwaną liczbę koszeń albo rytm wizyt.
Skarpy i przeszkody
Na skarpie może być potrzebny inny sprzęt i większa ostrożność, a słupki, lampy i ogrodzenia wydłużają podkaszanie. Zaznaczenie takich miejsc na planie pozwala uniknąć sporu o dopłaty.
Dojazd do obiektu
Odległość od bazy wykonawcy i możliwość wjazdu sprzętu składają się na koszt każdej wizyty. Przy obiektach poza naszym podstawowym obszarem działania warunki wyjazdu ustalamy z Państwem osobno.
Czas reakcji
Interwencje poza harmonogramem, na przykład po wichurze, mogą stanowić osobną pozycję oferty. Jeśli mają Państwo takie oczekiwania, najlepiej opisać je już w zapytaniu.
Odpady zielone: co zapisać w zapytaniu
Zapytanie powinno wskazywać, czy pokos i gałęzie wywozi wykonawca, czy zostają do skompostowania na terenie obiektu, oraz kto ponosi koszt ich zagospodarowania. Ta decyzja wpływa na cenę, ale także na podział obowiązków między stronami.
Ustawa o odpadach nakłada na wytwórcę odpadów obowiązek gospodarowania nimi (art. 27 ust. 1). Przy usługach sprzątania, konserwacji i napraw wytwórcą jest podmiot świadczący usługę, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 3 ust. 1 pkt 32). Kto w Państwa przypadku jest wytwórcą, warto potwierdzić w urzędzie i zapisać w umowie.
Gospodarowanie odpadami można zlecić wyłącznie podmiotowi z wymaganym zezwoleniem lub wpisem do rejestru, chyba że dana działalność ich nie wymaga (art. 27 ust. 2). Dlatego w ofercie przyda się informacja, dokąd trafia biomasa. O obowiązki ewidencyjne w BDO dla konkretnego obiektu również najlepiej zapytać w urzędzie.
Trzy grupy prac do rozdzielenia w zapytaniu
To przykład do dostosowania. Taki podział od razu pokazuje, co wchodzi w cenę podstawową, co wycenia się osobno, a czego oferta nie obejmuje.
W zakresie
- Koszenie, podkaszanie krawędzi i zbiór pokosu
- Formowanie żywopłotów w ustalonej wysokości
- Utrzymanie rabat i porządkowanie opadłych liści
Dopłata lub zależy od zakresu
- Zabiegi wiosenne i jesienne wykraczające poza harmonogram
- Interwencje po burzach i wichurach
- Obiekty dołączone w trakcie umowy
Poza zakresem
- Wycinki i prace przy drzewach, jeśli mają być osobnym zleceniem
- Zabiegi chemiczne i środki ochrony roślin
- Prace w pasie ruchu drogowego
Kryteria oceny ofert na utrzymanie zieleni
Cenę najłatwiej zestawić, ale mówi ona coś o ofercie dopiero po ujednoliceniu zakresu. Poniższy zestaw jest przykładowy, a wagi kryteriów ustalają Państwo sami.
| Kryterium | Co sprawdzić | Jak ocenić |
|---|---|---|
| Cena | Czy oferta obejmuje cały zakres z zapytania | Porównanie po ujednoliceniu zakresu |
| Zakres i harmonogram | Liczba wizyt, terminy, sposób zastępstw | Zapisy oferty zestawione z zapytaniem |
| BHP | Opis zasad pracy na terenie obiektu | Zgodność z wymaganiami zakładu |
| Odpady | Kto i jak zagospodarowuje biomasę | Opis w ofercie, dokumenty na żądanie |
| Raportowanie | Zawartość i termin raportu | Wzór raportu załączony do oferty |
Wymagania dotyczące dokumentów, ubezpieczeń i uprawnień wykonawcy warto wpisać już do zapytania. Swoich nie deklarujemy na tej stronie, a ich zakres potwierdzamy w ofercie.
Przebieg postępowania ofertowego
Braki w zapytaniu, przez które oferty trudno zestawić
Jedna liczba dla całego terenu nie mówi, ile jest trawników, a ile skarp czy rabat, więc wykonawca musi zgadywać, a oferta wychodzi zawyżona albo niedoszacowana. Podobny skutek ma brak opisu dojazdu. Godziny dostaw, szlabany i strefy zakazu wjazdu zmieniają organizację prac, a przemilczane wychodzą na jaw dopiero przy pierwszej wizycie.
Osobną sprawą są odstępstwa od planu. Gdy wizyta nie może się odbyć z powodu pogody lub zdarzenia na terenie, trzeba wiedzieć, kto o tym informuje i jak ustala się nowy termin. Ostatni brak dotyczy raportu, który bez ustalonej treści może sprowadzić się do jednego zdania. Proponowany układ przedstawia artykuł o zawartości raportu z utrzymania zieleni.
Jak odpowiadamy na takie zapytanie
Najpierw sprawdzamy, czy obiekt mieści się w naszym obszarze i zakresie, a ofertę ze stawkami i warunkami przygotowujemy po wizji. Stawek ani terminów reakcji nie podajemy na stronie, bo każdy teren wymaga innej organizacji pracy. Zapytanie mogą Państwo wysłać przez kontakt lub przygotować w kreatorze zapytania, a przebieg współpracy opisuje strona jak pracujemy.
Pytania o zapytanie ofertowe na zieleń
Czy można wycenić utrzymanie zieleni bez wizji?
Bez wizji można poznać czynniki wpływające na cenę, ale wiążąca oferta powstaje po oględzinach terenu. Dopiero na miejscu widać skarpy, przeszkody i warunki dojazdu, których plan nie pokazuje.
Czy zapytanie musi wskazywać okres umowy?
Tak, bo od okresu zależą liczba wizyt i zakres prac poza sezonem. Jeżeli decyzja jeszcze nie zapadła, można poprosić o wycenę wariantu sezonowego i rocznego na podstawie tego samego opisu.
Czy jedno zapytanie może obejmować kilka obiektów?
Tak, pod warunkiem że każdy obiekt ma podany własny adres, powierzchnie i zasady wejścia. Na tej podstawie ocenimy, czy wizyty da się połączyć w jedną trasę.
Co zrobić, gdy nie znamy dokładnej powierzchni?
Można załączyć mapę z zaznaczonym terenem albo podać przybliżone wartości z dopiskiem, że wymagają weryfikacji. Ważne, żeby wszyscy wykonawcy dostali te same dane, a dokładne wymiary potwierdza się podczas wizji.